Pendant que vous massez, Voxtra répond

Le téléphone sonne précisément quand vous massez

Sur la table de massage, impossible de décrocher. Ensuite, plusieurs appels manqués figurent sur l’écran, souvent muets. Et qui tombe sur une ligne occupée essaie le studio suivant.

Voxtra prend ces appels immédiatement, sur une ligne libre et avec un interlocuteur. Au début de la conversation, l’assistant indique clairement qu’il est un assistant IA.

Traitements et durées, tels que vous les proposez

Massage classique, massage sportif, massage médical, réflexologie plantaire, drainage lymphatique : Voxtra travaille avec l’offre et les durées que vous avez enregistrées. Si le même massage existe en 60 et en 90 minutes, l’assistant demande quelle variante est souhaitée.

L’assistant ne mentionne les prix que si la personne qui appelle le demande, et uniquement ceux que vous avez enregistrés. S’il manque le prix d’un traitement, il le dit ouvertement. Tous les prix cités proviennent de votre liste de prix.

Quand la plainte est connue, le traitement reste ouvert

Beaucoup d’appelants décrivent un problème plutôt qu’une entrée de catalogue : nuque tendue, épaules nouées, jambes lourdes après l’entraînement de course. Vous enregistrez une fois quelle plainte correspond à quel traitement, et l’assistant s’y tient exactement pendant la conversation.

Le conseil médical, les diagnostics et les promesses d’effet restent à votre équipe. Là où votre texte laisse des lacunes, l’assistant dit ouvertement que la réponse lui manque, au lieu d’inventer quelque chose.

Plusieurs collaborateurs, plusieurs sites

Voxtra sait qui, chez vous, propose quel traitement, quand cette personne travaille et sur quel site. Les réservations ne se font qu’où le traitement peut réellement avoir lieu. Si votre studio a un seul site, la question tombe d’elle-même.

Si quelqu’un demande expressément une personne précise, Voxtra réserve avec elle. De sa propre initiative, l’assistant garde la liste des collaborateurs pour lui : la plupart des appelants veulent un rendez-vous plutôt qu’un choix.

Aussi comme système de réservation propre

Beaucoup de cabinets de massage gèrent leur agenda sur papier, dans un tableau ou dans l’agenda Google. Voxtra fonctionne en autonomie : l’assistant apporte son propre agenda, avec traitements, horaires de travail et exceptions comme les vacances.

Si vous travaillez déjà avec l’agenda Google, celui-ci peut être rattaché. Sur demande, votre cabinet reçoit en plus sa propre page de réservation, sur laquelle la clientèle peut aussi réserver directement en ligne.

Après l’appel : confirmation et libre-service

Sur demande, Voxtra envoie après chaque réservation un SMS avec les détails du rendez-vous et un lien privé. La cliente ou le client y déplace ou annule lui-même le rendez-vous. Un rappel avant le rendez-vous est également possible ; c’est vous qui décidez quels messages sont envoyés.

Les annulations arrivent ainsi plus tôt, et le temps libéré peut être réattribué. Voxtra gère aussi les déplacements et les annulations au téléphone, 24 heures sur 24.

Ce qui reste à votre équipe

• les bons cadeaux, les abonnements et les forfaits de soins,
• les paiements et les factures,
• une liste d’attente.

Si une conversation arrive à ce point, elle se termine par une annonce que vous formulez vous-même, par exemple que votre studio se manifestera.

Prix, mise en service et protection des données

Voxtra coûte dès CHF 299 par mois pour un site, indépendamment du nombre d’appels reçus. Un test gratuit de 30 jours avec vos vrais appels est inclus, l’abonnement se résilie au mois. Vous trouverez tous les chiffres sous Coûts et prix.

Nous effectuons la mise en service ensemble avec vous : traitements, durées, horaires de travail. Voxtra est conçu selon la loi révisée sur la protection des données suisse (nLPD) et le RGPD européen ; les données d’appel servent uniquement aux services convenus avec votre cabinet. Les activités apparentées trouvent leurs pages sous Bien-être et cosmétique ainsi que Physiothérapie.

Logiciel swiss-made de Zurich

Voxtra est un produit suisse à part entière : la pile logicielle est développée, pilotée et exploitée par la Voxtra GmbH à Zurich. Pour les cabinets suisses, cela signifie des chemins courts, un interlocuteur local et une protection des données conforme aux attentes suisses.

Les données sensibles d’appels et de rendez-vous sont traitées de manière confidentielle et servent uniquement aux services convenus avec votre cabinet. La loi révisée sur la protection des données (nLPD) fait donc partie du produit.