Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens de la LPD et du RGPD est Voxtra GmbH (en constitution), Zurich. Contact : hello@voxtra.ch.

2. Champ d'application et rôles

La présente politique couvre les visiteurs de voxtra.ch et des pages de réservation publiques, les propriétaires de cabinets et leurs collaborateurs disposant d'un compte Voxtra (« Clients »), ainsi que les personnes appelant un cabinet (« Appelants »).

Pour les données des appelants traitées par l'agent vocal pour le compte d'un cabinet, le cabinet est le responsable du traitement et Voxtra le sous-traitant ; cela est régi par l'Accord de traitement des données (ATD). La présente politique décrit les traitements dont Voxtra lui-même est responsable.

3. Données traitées

• Visiteurs du site : adresse IP tronquée, navigateur, appareil et informations de langue, ainsi que pages consultées ; pour la mesure d'audience, voir le chiffre 10 ; pour les formulaires, également nom, adresse e-mail, entreprise, numéro de téléphone facultatif et message.
• Comptes des cabinets (Clients) : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, rôle, informations du cabinet telles que nom, adresse, prestations et horaires, métadonnées de facturation, identifiants stockés chiffrés, et journaux des actions administratives.
• Appelants (pour le compte du cabinet) : numéro de téléphone, enregistrement de l'appel, transcription générée automatiquement, et détails de réservation tels que nom, prestation souhaitée, créneau souhaité, ainsi que l'adresse e-mail ou les remarques éventuellement communiquées.

4. Finalités et bases juridiques

Nous ne vendons pas de données personnelles, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne prenons aucune décision automatisée ayant des effets juridiques sur des personnes.

• Exploitation et sécurité des sites web : intérêt légitime.
• Réponse aux demandes de contact et de démonstration : mesures précontractuelles ou consentement.
• Fourniture du service aux Clients : exécution du contrat.
• Facturation et comptabilité : obligations légales de conservation (CO suisse art. 957 et suiv.).
• Agent vocal et prise de rendez-vous pour le compte du cabinet : base juridique du cabinet concerné (voir son annonce en début d'appel).
• Prévention des abus et de la fraude : intérêt légitime.
• Mesure d'audience (chiffre 10) : intérêt légitime.

5. Durées de conservation

• Données de mesure d'audience (chiffre 10) : 12 mois.
• Demandes de contact et de démonstration : 24 mois à compter du dernier contact.
• Comptes Clients : durée du contrat plus 12 mois.
• Documents de facturation : 10 ans (CO suisse art. 958f).
• Enregistrements d'appels : 30 jours.
• Transcriptions d'appels : 12 mois.
• Données de réservation traitées pour un cabinet : selon les instructions du cabinet.
• Journaux de sécurité et d'accès : 12 mois.

6. Destinataires et sous-traitants

Nous faisons appel à des sous-traitants pour l'hébergement, la téléphonie, le traitement de la parole, l'envoi d'e-mails et de SMS, et les intégrations de réservation. La liste déterminante avec les lieux de traitement et les mécanismes de transfert est tenue à jour dans l'annexe B de l'Accord de traitement des données. Les Clients sont informés des changements au moins 30 jours à l'avance.

Nous exploitons la mesure d'audience (chiffre 10) sur notre propre serveur ; aucun autre destinataire n'y participe.

7. Transferts internationaux

Nous traitons les données principalement en Suisse et dans l'UE. Lorsque des prestataires opèrent hors de Suisse et de l'UE (en particulier Cloudflare, Twilio, Google et TextBee), les transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne avec l'addendum suisse reconnu par le PFPDT, complétés par des mesures techniques telles que le chiffrement.

8. Enregistrement des appels

En début d'appel, l'agent vocal annonce que l'appel est traité par un assistant automatisé et enregistré. En poursuivant l'appel, l'appelant donne son consentement ; il peut mettre fin à l'appel à tout moment. L'enregistrement sert à la médiation des rendez-vous, au contrôle qualité et à la résolution des litiges.

9. Pages publiques des cabinets

Les pages de réservation de nos clients sont accessibles publiquement et indexées par les moteurs de recherche. Les informations qu'un cabinet publie sur sa page (nom, prestations, logo, coordonnées) deviennent ainsi visibles publiquement. Les demandes de suppression ou de correction doivent être adressées au cabinet ; nous soutenons le cabinet dans leur traitement.

10. Mesure d'audience

Sur voxtra.ch, sur les pages de réservation publiques (book.voxtra.ch) et dans le portail des cabinets (app.voxtra.ch), nous mesurons l'utilisation avec Umami, un logiciel de mesure d'audience open source que nous exploitons nous-mêmes sur notre propre serveur dans l'UE (Allemagne). Aucun tiers n'intervient : le script de mesure est chargé depuis notre propre sous-domaine (analytics.voxtra.ch) et les données ne quittent pas notre infrastructure. Umami ne dépose aucun cookie et n'enregistre rien sur votre appareil.

À chaque consultation de page sont enregistrés : la page consultée, la page de provenance, les éventuels paramètres de campagne du lien, le navigateur, le système d'exploitation, le type d'appareil, la taille d'écran, la langue du navigateur ainsi que le pays, la région et la ville dérivés de l'adresse IP ; s'y ajoutent des événements d'utilisation sans référence personnelle, par exemple quelle section d'une page a été lue ou quelle étape d'une réservation a été atteinte. L'adresse IP elle-même n'est pas conservée : combinée à l'identification du navigateur et à une valeur secrète renouvelée chaque mois, elle est transformée en une empreinte (hash) irréversible qui ne rattache les visites au même navigateur qu'un mois au plus. Aucun suivi sur d'autres sites n'a lieu et les données ne sont pas croisées avec d'autres données, en particulier pas avec les données de réservation ou de compte.

La finalité est de savoir combien de personnes visitent nos pages, quels contenus sont lus, à quelle étape une réservation ou une configuration est abandonnée et de quelles sources proviennent les visites, afin d'améliorer le site et le parcours de réservation. La base juridique est notre intérêt légitime (art. 6, par. 1, let. f RGPD) ; selon la LPD suisse, ce traitement ne requiert pas de consentement. Les données sont supprimées au plus tard après 12 mois.

Vous pouvez refuser la mesure à tout moment. Le bouton ci-dessous, et le même bouton au pied des pages de réservation (book.voxtra.ch) et du portail des cabinets (app.voxtra.ch), place dans votre navigateur un marqueur technique (stockage local) qui indique seulement au script de ne rien envoyer ; il s'applique à ce navigateur sur cet appareil et est réinitialisé lorsque vous effacez les données du site.

11. Vos droits

Pour les données des appelants, veuillez adresser vos demandes au cabinet responsable, qui est le responsable du traitement. Voxtra soutient le cabinet dans leur traitement. Pour tous les autres traitements : hello@voxtra.ch.

• Accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Rectification des données inexactes.
• Effacement, sauf obligation légale de conservation.
• Limitation du traitement et portabilité des données, le cas échéant.
• Opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime.
• Retrait du consentement sans affecter la licéité des traitements antérieurs.
• Réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch) ou auprès de votre autorité de contrôle locale.

12. Sécurité

Nous protégeons les données par un chiffrement en transit et au repos, des droits d'accès restrictifs, la journalisation des accès administratifs, la segmentation du réseau et des sauvegardes de base de données avec procédure de restauration documentée. L'ensemble des mesures techniques et organisationnelles est décrit à l'annexe A de l'ATD.

13. Enfants

Le service est proposé exclusivement à des entreprises. Nous ne traitons pas sciemment de données d'enfants.

14. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Nous informons les Clients des changements importants au moins 30 jours à l'avance par e-mail ; la date ci-dessus indique la version en vigueur.

15. Contact

Questions et demandes d'accès : hello@voxtra.ch. Autorité de surveillance en Suisse : PFPDT, edoeb.admin.ch.