Assistant vocal IA connecté à Google Calendar

Comment fonctionne la connexion

Voxtra n’a accès qu’aux agendas que vous partagez. Deux voies s’offrent à vous : soit vous partagez votre agenda Google existant avec l’adresse que nous vous indiquons, soit nous créons un agenda pour chaque personne. Le paramétrage est fait par nos soins, votre poste reste tel quel.

Les deux voies restent ouvertes. Si nous avons créé l’agenda et que vous souhaitez plus tard utiliser le vôtre, nous le raccordons ; les rendez-vous déjà réservés suivent lors du passage.

Pendant l’appel : vérifier et inscrire

Pendant la conversation, Voxtra vérifie les créneaux libres, propose des rendez-vous adaptés et inscrit la réservation : chez la bonne personne, au bon site, avec la durée de la prestation choisie. Déplacer et annuler, l’assistant le fait exactement de la même façon, tard le soir et le week-end compris.

Si un rendez-vous change de site lors d’un déplacement, il disparaît de l’ancien agenda et apparaît dans le nouveau. Voxtra se charge de reporter et de nettoyer.

Ce que vous inscrivez vous-même bloque le créneau

Vacances, formation, rendez-vous privé, client réservé à la réception : tout ce qui figure dans un agenda raccordé compte comme occupé pour Voxtra. L’assistant propose uniquement des créneaux libres.

Une modification arrive en règle générale en moins d’une minute ; au bout d’une heure au plus tard, chaque agenda raccordé est dans tous les cas à nouveau synchronisé.

Une inscription que vous faites vous-même dans l’agenda Google reste une inscription d’agenda. Les rendez-vous avec données clients et confirmation naissent uniquement des réservations faites par Voxtra. Ce que l’assistant a réservé lui-même, en revanche, il le gère entièrement.

Ce qui est visible dans l’agenda

L’inscription à l’agenda mentionne la prestation et le nom de la cliente ou du client. Numéro de téléphone, notes et autres indications restent dans Voxtra. Qui a accès à l’agenda y voit donc uniquement l’essentiel.

Cela s’inscrit dans la démarche d’ensemble : les données d’appels servent uniquement aux services convenus avec votre cabinet. Voxtra est conçu selon la loi révisée sur la protection des données suisse (nLPD) et le RGPD de l’UE.

Si Google vient à coincer

L’agenda de référence pour la réservation est Voxtra lui-même ; l’agenda Google reçoit chaque rendez-vous ensuite. Si la connexion coince au mauvais moment, chaque rendez-vous confirmé est conservé : il est stocké chez nous et est reporté automatiquement dès que Google est de nouveau joignable. Chaque rendez-vous est créé exactement une fois.

Si Google est perturbé plus longtemps, l’assistant dit ouvertement pendant la conversation que les réservations sont momentanément en pause : mieux vaut une réponse honnête qu’un rendez-vous absent de l’agenda.

Autres systèmes et limites

Travaillez-vous avec un logiciel de gestion de cabinet plutôt qu’avec l’agenda Google ? Des connexions dédiées existent vers OneDoc et ePhysio. Pour Outlook et Microsoft 365, une connexion est possible sur demande ; elle est en préparation.

Les appelants peuvent réserver jusqu’à 90 jours à l’avance. Ce que l’assistant prend par ailleurs en charge au téléphone se trouve sous Automatiser la réservation des rendez-vous; ce qu’il coûte, sous Coûts et prix.

Logiciel swiss-made de Zurich

Voxtra est un produit suisse à part entière : la pile logicielle est développée, pilotée et exploitée par la Voxtra GmbH à Zurich. Pour les cabinets suisses, cela signifie des chemins courts, un interlocuteur local et une protection des données conforme aux attentes suisses.

Les données sensibles d’appels et de rendez-vous sont traitées de manière confidentielle et servent uniquement aux services convenus avec votre cabinet. La loi révisée sur la protection des données (nLPD) fait donc partie du produit.