Que faire quand le cabinet est injoignable par téléphone ?

Pour que chaque appel aboutisse, vous pouvez renvoyer vers Voxtra les appels qui restent ouverts. L’assistant téléphonique IA les prend immédiatement, 24 heures sur 24 et même plusieurs à la fois, et réserve le rendez-vous directement dans votre système.

Pourquoi mon cabinet est-il souvent occupé au téléphone ?

Le plus souvent parce que la personne qui décroche est justement en traitement ou déjà en conversation. Voxtra peut prendre plusieurs appels à la fois et reste donc toujours libre.

Voxtra peut-il prendre plusieurs appels à la fois ?

Oui. Voxtra mène plusieurs conversations en parallèle, de sorte que chaque personne trouve tout de suite un interlocuteur, même aux heures de pointe.

Le contact téléphonique personnel est-il préservé ?

Oui. Voxtra peut être configuré en débordement : votre équipe décroche elle-même quand elle le peut, et Voxtra intervient lorsque tout le monde est occupé, que la ligne est occupée ou que le cabinet a fini sa journée.

Combien cela coûte-t-il ?

Dès CHF 299 par mois, indépendamment du nombre d’appels. Un test gratuit de 30 jours avec vos vrais appels est inclus et vous pouvez résilier chaque mois.

Problème & solution

Cabinet injoignable par téléphone ? Ainsi, chaque appel aboutit

Lorsque votre cabinet peine souvent à répondre au téléphone (parce que vous êtes en pleine séance, que la ligne est occupée ou que l’équipe est absente sur le moment), beaucoup d’appelants raccrochent simplement et composent le numéro suivant. Voxtra prend précisément ces appels : immédiatement, jour et nuit, et même plusieurs en même temps.

L’essentiel en bref

Causes les plus fréquentes : séance en cours, ligne occupée, pause de midi, fin de journée, week-end.
Qui tombe sur une ligne occupée attend rarement ; il appelle le cabinet suivant.
Voxtra prend chaque appel immédiatement, y compris en parallèle, et reste toujours libre.
En débordement : votre équipe décroche elle-même, Voxtra intervient quand tout le monde est occupé.

Pourquoi les cabinets sont souvent injoignables par téléphone

Dans un petit cabinet, rares sont les moments où quelqu’un peut se consacrer uniquement au téléphone. Pendant une séance, le téléphone sonne dans le vide ; à la pause de midi et après le travail, de toute façon. Et quand quelqu’un décroche malgré tout, la ligne est occupée pour la personne suivante qui appelle.

C’est le quotidien normal. Seulement, ce quotidien croise les appels précisément au moment où les gens ont du temps pour prendre rendez-vous.

Ce qui se passe quand tout le monde est occupé

Très peu d’appelants laissent un message sur la Combox, et encore moins rappellent une deuxième fois. Le plus souvent, ils composent simplement le cabinet suivant. L’appel est alors perdu avant même que vous remarquiez que quelqu’un voulait un rendez-vous.

Ainsi, une mauvaise joignabilité devient une perte silencieuse de réservations. Pourquoi cela touche directement la croissance se trouve sous Plus de clientèle grâce à la joignabilité.

Voxtra prend chaque appel

Voxtra répond immédiatement aux appels renvoyés, sur une ligne libre, sept jours sur sept, et même lorsque plusieurs personnes appellent en même temps. L’assistant clarifie la demande et réserve le rendez-vous directement dans votre système, avec, sur demande du cabinet, confirmation par SMS. Les questions médicales et tout ce que votre équipe doit évaluer, il les transmet proprement, sous forme de rappel, à votre cabinet.

Un répondeur se contente d’enregistrer, Voxtra réserve vraiment. La différence en détail se trouve sous Assistant vocal IA ou répondeur ?.

Paramétrer en débordement et garder le contact personnel

Vous cédez uniquement les appels que vous souhaitez. Voxtra peut être paramétré en débordement : votre équipe continue de décrocher elle-même quand elle a le temps. Lorsque tout le monde est occupé, que la ligne est occupée ou que le cabinet a fini sa journée, l’assistant prend le relais.

Le contact téléphonique personnel reste ainsi préservé, et chaque appel aboutit. En quoi cela se distingue d’un service téléphonique externe se trouve sous Secrétariat téléphonique en comparaison.

Paramétrage et prix

Le paramétrage avec l’agenda existant dure environ 30 minutes, et nous mettons en place le renvoi d’appel ensemble avec vous. Ensuite, votre cabinet est joignable, et le quotidien reste tel quel.

Voxtra coûte dès CHF 299 par mois, indépendamment du volume d’appels, et un test gratuit de 30 jours avec vos vrais appels est inclus. Tous les forfaits se trouvent sous Coûts et prix.

Logiciel swiss-made de Zurich

Voxtra est un produit suisse à part entière : la pile logicielle est développée, pilotée et exploitée par la Voxtra GmbH à Zurich. Pour les cabinets suisses, cela signifie des chemins courts, un interlocuteur local et une protection des données conforme aux attentes suisses.

Les données sensibles d’appels et de rendez-vous sont traitées de manière confidentielle et servent uniquement aux services convenus avec votre cabinet. La loi révisée sur la protection des données (nLPD) fait donc partie du produit.

Questions fréquentes

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