Problem & Lösung
Praxis telefonisch nicht erreichbar? So geht kein Anruf mehr verloren
Wenn Ihre Praxis oft nicht ans Telefon kommt, weil Sie gerade behandeln, die Leitung besetzt ist oder gerade niemand da ist, legen viele Anrufende einfach auf und wählen die nächste Nummer.
Voxtra nimmt genau diese Anrufe entgegen: sofort, rund um die Uhr und auch mehrere gleichzeitig. So bleibt Ihre Praxis erreichbar, ohne dass jemand ständig ans Telefon muss.
Warum Praxen telefonisch oft nicht erreichbar sind
In einer kleinen Praxis kann selten jemand nur am Telefon sitzen. Während einer Behandlung klingelt es ins Leere, in der Mittagspause und nach Feierabend ohnehin. Und wenn doch jemand abnimmt, ist die Leitung für die nächste anrufende Person besetzt.
Das ist kein Organisationsfehler, sondern der normale Alltag. Nur trifft dieser Alltag genau dann auf Anrufe, wenn Menschen Zeit haben, einen Termin abzumachen.
Was passiert, wenn niemand abnimmt
Die wenigsten Anrufenden sprechen auf die Combox, und noch weniger rufen ein zweites Mal an. Meistens wählen sie einfach die nächste Praxis. Der Anruf ist dann weg, bevor Sie überhaupt merken, dass jemand einen Termin wollte.
So wird aus schlechter Erreichbarkeit ein stiller Verlust an Buchungen. Warum das direkt aufs Wachstum schlägt, lesen Sie unter Mehr Kundschaft durch Erreichbarkeit.
Voxtra nimmt jeden Anruf entgegen
Voxtra beantwortet weitergeleitete Anrufe sofort, ohne Wartemusik und ohne Besetztzeichen, an sieben Tagen die Woche und auch dann, wenn mehrere Personen gleichzeitig anrufen. Der Assistent klärt das Anliegen und bucht den Termin direkt in Ihr System, mit Bestätigung per SMS.
Ein Anrufbeantworter nimmt nur auf, Voxtra bucht wirklich. Der Unterschied im Detail steht unter KI-Telefonassistent oder Anrufbeantworter?
Als Überlauf einrichten, ohne den persönlichen Kontakt zu verlieren
Sie müssen nicht jeden Anruf abgeben. Voxtra lässt sich als Überlauf einrichten: Ihr Team nimmt weiterhin selbst ab, wenn es Zeit hat. Nur wenn niemand abnimmt, die Leitung besetzt ist oder die Praxis geschlossen hat, übernimmt der Assistent.
So bleibt der persönliche Telefonkontakt erhalten, und trotzdem geht kein Anruf mehr verloren. Wie sich das von einem externen Telefonservice unterscheidet, lesen Sie unter Telefonsekretariat im Vergleich.
Einrichtung und Preis
Die Einrichtung mit bestehendem Kalender dauert rund 30 Minuten, und wir richten die Weiterleitung gemeinsam mit Ihnen ein. Danach ist Ihre Praxis erreichbar, ohne dass sich im Alltag etwas ändert.
Voxtra kostet ab CHF 299 pro Monat, unabhängig vom Anrufvolumen, und der erste Monat ist gratis. Alle Pakete finden Sie unter Kosten & Preise.
Swiss-made Software aus Zürich
Voxtra ist kein weiterverkaufter White-Label-Dienst aus dem Ausland: Der Software-Stack wird von Voxtra GmbH in Zürich entwickelt, verantwortet und betreut. Für Schweizer Praxen heisst das: kurze Wege, ein lokaler Ansprechpartner und Datenschutz nach Schweizer Erwartungen, nicht nur als Übersetzung einer ausländischen Lösung.
Sensible Anruf- und Termindaten werden vertraulich behandelt, nicht verkauft und nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) ist deshalb kein Nebensatz, sondern Teil des Produkts.
Häufige Fragen
Was tun, wenn die Praxis telefonisch nicht erreichbar ist?
Damit kein Anruf verloren geht, können Sie nicht angenommene Anrufe an Voxtra weiterleiten. Der KI-Telefonassistent nimmt sie sofort entgegen, rund um die Uhr und auch mehrere gleichzeitig, und bucht den Termin direkt in Ihr System.
Warum ist meine Praxis am Telefon oft besetzt?
Meist, weil dieselbe Person, die abnimmt, gerade behandelt oder schon im Gespräch ist. Voxtra kann mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen und ist deshalb nie besetzt.
Kann Voxtra mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen?
Ja. Voxtra führt mehrere Gespräche parallel, sodass niemand ein Besetztzeichen hört, auch nicht in Stosszeiten.
Bleibt der persönliche Telefonkontakt erhalten?
Ja. Voxtra lässt sich als Überlauf einrichten: Ihr Team nimmt selbst ab, wenn es kann, und Voxtra springt nur ein, wenn niemand abnimmt, die Leitung besetzt ist oder die Praxis geschlossen hat.
Was kostet das?
Ab CHF 299 pro Monat, unabhängig von der Zahl der Anrufe. Der erste Monat ist gratis, ohne Kreditkarte, und Sie können monatlich kündigen.
Machen Sie Ihre Praxis wieder erreichbar
Rufen Sie an und hören Sie, wie Voxtra einen Anruf annimmt und den Termin sofort bucht, auch dann, wenn Ihr Team gerade nicht kann. Der erste Monat ist gratis, ohne Kreditkarte.