Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)

1. Parteien und Gegenstand

Verantwortlicher ist die Praxis als Kunde der Voxtra-Dienste; Auftragsbearbeiter ist die Voxtra GmbH (in Gründung), Zürich. Voxtra verarbeitet personenbezogene Daten der Anrufer und anderer betroffener Personen ausschliesslich nach dokumentierter Weisung der Praxis, und zwar für die Dauer des Abonnements zuzüglich der Übergangsfrist für Rückgabe und Löschung.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

• Entgegennehmen und Beantworten von Telefonanrufen im Namen der Praxis.
• Transkribieren von Anrufaufnahmen.
• Vereinbaren, Verschieben und Annullieren von Terminen in der angebundenen Terminverwaltung.
• Versenden von Benachrichtigungen per SMS und E-Mail an Anrufer und Personal.
• Vorhalten von Anrufaufnahmen und Transkripten für die in der Datenschutzerklärung genannten Fristen.
• Erzeugen anonymisierter, aggregierter Kennzahlen für die Praxis.

3. Daten- und Personenkreise

• Kategorien von Daten: Kontaktkennzeichen (Telefonnummer, Name, allenfalls E-Mail), Gesprächsaudio, daraus abgeleitete Transkripte, Buchungsangaben (Dienstleistung, Zeitpunkt, Notizen) sowie technische Daten wie Zeitstempel und Systemprotokolle.
• Kategorien betroffener Personen: Anrufer der Praxis, in Anrufen genannte Mitarbeiter der Praxis sowie weitere in einem Gespräch genannte Personen.

4. Pflichten der Praxis

Die Praxis bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung, erteilt die Weisungen über die Konfiguration der Dienste oder schriftlich, informiert Voxtra zeitnah über Änderungen und stellt die erforderlichen Hinweise und Einwilligungen gegenüber den Anrufern sicher, insbesondere den Aufzeichnungshinweis.

5. Pflichten von Voxtra

• Verarbeitung ausschliesslich nach dokumentierter Weisung, auch bei Übermittlungen in Drittländer; abweichende gesetzliche Pflichten teilen wir vorab mit, soweit zulässig.
• Verpflichtung aller beteiligten Personen auf Vertraulichkeit.
• Umsetzung der technischen und organisatorischen Massnahmen nach Anhang A.
• Einsatz von Subprozessoren nur gemäss Ziff. 7.
• Unterstützung der Praxis bei Betroffenenanfragen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldepflichten.
• Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens binnen 72 Stunden (Ziff. 8).
• Rückgabe oder Löschung der Daten bei Vertragsende (Ziff. 9) und Nachweismöglichkeit der Einhaltung einschliesslich zumutbarer Audits (Ziff. 10).

6. Vertraulichkeit

Jede bei Voxtra tätige Person, die Zugriff auf personenbezogene Daten hat, ist vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

7. Subprozessoren

Die Praxis autorisiert die in Anhang B aufgeführten Subprozessoren. Voxtra verpflichtet jeden Subprozessoren vertraglich mindestens im gleichen Umfang wie diesen Vertrag. Neue oder ersetzte Subprozessoren werden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder im Portal bekannt gegeben; die Praxis kann innerhalb von 14 Tagen aus datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Kommt keine Einigung zustande, kann die Praxis das Abonnement ohne Strafe kündigen.

8. Meldung von Datenschutzverletzungen

Voxtra meldet der Praxis jede Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens aber 72 Stunden nach Kenntnis, einschliesslich Art und Umfang, voraussichtlicher Folgen, ergriffener Massnahmen und Ansprechperson. Voxtra dokumentiert alle Vorfälle und unterstützt die Praxis bei deren Meldepflichten.

9. Betroffenenanfragen, Rückgabe und Löschung

Leitet eine betroffene Person ein Begehren direkt an Voxtra, geben wir es unverzüglich an die Praxis weiter und antworten nur auf deren Weisung. Nach Vertragsende gibt Voxtra alle personenbezogenen Daten in gängigem, maschinenlesbarem Format zurück oder löscht sie binnen 30 Tagen nach Wahl der Praxis, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

10. Kontrollen

Auf begründete Anfrage, höchstens einmal je zwölf Monate, stellt Voxtra aktuelle Nachweise oder Antworten auf einen angemessenen Datenschutz-Fragebogen zur Verfügung. Vor-Ort-Audits sind nur zulässig, wo gesetzlich oder behördlich gefordert, mit 30 Tagen Vorankündigung, zur Geschäftszeit, vertraulich und ohne unzumutbare Störung des Betriebs.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Daten ausserhalb der Schweiz oder der EU verarbeitet werden, stützt sich Voxtra auf Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder auf die Standardvertragsklauseln samt vom EDÖB anerkanntem schweizerischen Zusatz, ergänzt durch technische Massnahmen. Die aktuelle Übersicht führt Anhang B.

12. Haftung, Rangfolge und Recht

Die Haftung richtet sich nach den Nutzungsbedingungen. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Datenschutzfragen vor. Es gilt Schweizer Recht mit Gerichtsstand gemäss Nutzungsbedingungen.

Anhang A: Technische und organisatorische Massnahmen

• Vertraulichkeit: rollenbasierte Zugriffskontrolle nach dem Minimalprinzip mit benannten Konten; starke Authentisierung und Mehrfaktor-Authentisierung für privilegierte Zugriffe; Datenbankzugriff nur über gesicherte Zugänge; TLS 1.2+ für alle externen Verbindungen; Verschlüsselung der Datenablagen; Netzsegmentierung zwischen Website, Anwendung, Telephonie und Datenbank.
• Integrität: lückenprotokollierte administrative Aktionen mit Akteur, Zeitpunkt und Zweck (Aufbewahrung 12 Monate); Code-Review und automatisierte Tests für jede Produktionsänderung; validierte Eingaben über API-Verträge.
• Verfügbarkeit: tägliche Datenbanksicherungen mit dokumentiertem und regelmässig geprüftem Wiederherstellungsverfahren; laufende Überwachung aller öffentlichen Endpunkte mit Alarmierung bei Beeinträchtigungen.
• Wiederanlauf: dokumentierte Runbooks mit definierten Wiederanlauf- und Datenverlustzielen; Incident-Response-Plan mit 72-Stunden-Meldefrist.
• Datenminimierung: Anruferdaten nur im für die Terminvermittlung erforderlichen Umfang; Pseudonymisierung, wo technisch machbar; automatische Löschung zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
• Kein Modelltraining: Kundendaten fliessen ohne ausdrückliche Einwilligung nicht in das Training eigener oder fremder KI-Modelle.
• Überprüfung: mindestens jährliche Überprüfung dieser Massnahmen sowie laufendes Monitoring von Sicherheitsmeldungen zu eingesetzten Komponenten.

Anhang B: Subprozessoren

Vor dem Start künftiger Funktionen (insbesondere der Bezahlabwicklung) ergänzen wir die Liste rechtzeitig nach Ziff. 7.

• Hetzner Online GmbH: Server-Hosting; Deutschland (EU).
• Cloudflare Inc.: DNS, CDN, Hosting der Marketing-Website, Bot-Schutz; USA/global; Standardvertragsklauseln samt EDÖB-Zusatz.
• Sipcall (sipcall.ch): SIP-Telephonie und Rufnummern; Schweiz.
• Twilio Inc.: Telephonie-Infrastruktur und Webhooks; USA; Standardvertragsklauseln samt EDÖB-Zusatz.
• Google LLC: Sprachverarbeitung (Erkennen, Synthese, Sprachmodell) und Google-Calendar-Anbindung; USA; Standardvertragsklauseln samt EDÖB-Zusatz.
• Scaleway SAS: E-Mail-Versand; Frankreich (EU).
• TextBee (textbee.dev, Open-Source-Projekt): SMS-Versand über ein eigenes Gateway-Gerät mit Schweizer Nummer; Relay-Dienst global; Standardvertragsklauseln samt EDÖB-Zusatz bei Übermittlungen ausserhalb CH/EU.
• OneDoc SA: Terminbuchungs-Integration, sofern die Praxis OneDoc nutzt; Schweiz.
• ePhysio (Pharmed Solutions AG): Terminbuchungs-Integration, sofern die Praxis ePhysio nutzt; Schweiz.

Anhang C: Weisungen

Die Weisung lautet: Erbringung der Voxtra-Dienste gemäss Nutzungsbedingungen und Dokumentation. Die konkrete Konfiguration (Leistungen, Standorte, Zeitpläne, Abwesenheiten, Benachrichtigungen) nimmt die Praxis im Portal vor. Änderungen der Weisung erfolgen über das Portal oder schriftlich an hello@voxtra.ch.