Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des revDSG und der DSGVO ist die Voxtra GmbH (in Gründung), Zürich. Kontakt: hello@voxtra.ch.

2. Anwendungsbereich und Rollen

Diese Erklärung gilt für Besucher von voxtra.ch und der öffentlichen Buchungsseiten, für Praxis-Inhaber und ihr Personal mit einem Voxtra-Konto («Kunden») sowie für Personen, die eine bei einer Praxis anrufen («Anrufer»).

Für Anruferdaten, die der Sprachassistent im Auftrag einer Praxis verarbeitet, ist die Praxis Verantwortlicher und Voxtra Auftragsbearbeiter; dies regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitungen, bei denen Voxtra selbst Verantwortlicher ist.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Besucher von Websites: gekürzte IP-Adresse, Browser-, Geräte- und Sprachinformationen sowie aufgerufene Seiten; zur Webanalyse siehe Ziffer 10; bei Formularübermittlungen zusätzlich Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optionale Telefonnummer und Nachricht.
• Praxis-Konten (Kunden): Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, Praxisangaben wie Name, Adresse, Leistungsangebot und Öffnungszeiten, Rechnungsmetadaten, verschlüsselt gespeicherte Zugangsdaten sowie Protokolle administrativer Aktionen.
• Anrufer (im Auftrag der Praxis): Telefonnummer, Gesprächsaufnahme, automatisch erzeugtes Transkript sowie Buchungsangaben wie Name, gewünschte Dienstleistung, gewünschter Zeitpunkt und allenfalls hinterlassene E-Mail-Adresse oder Notizen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, verwenden sie nicht für Werbung und treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

• Betrieb und Sicherheit der Websites: berechtigtes Interesse.
• Beantwortung von Kontakt- und Demo-Anfragen: vorvertragliche Massnahmen bzw. Einwilligung.
• Erbringung der Dienstleistung gegenüber Kunden: Vertragserfüllung.
• Rechnungsstellung und Buchhaltung: gesetzliche Aufbewahrungspflicht (OR 957 ff.).
• Sprachassistent und Terminbuchung im Auftrag der Praxis: Rechtsgrundlage der jeweiligen Praxis (siehe deren Hinweis am Gesprächsbeginn).
• Missbrauchs- und Betrugsprävention: berechtigtes Interesse.
• Webanalyse (Ziffer 10): berechtigtes Interesse.

5. Speicherdauer

• Webanalyse-Daten (Ziffer 10): 12 Monate.
• Kontakt- und Demo-Anfragen: 24 Monate ab letztem Kontakt.
• Kundenkonten: Vertragsdauer plus 12 Monate.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (OR 958f).
• Anrufaufnahmen: 30 Tage.
• Anruf-Transkripte: 12 Monate.
• Buchungsdaten im Auftrag einer Praxis: nach Weisung der Praxis.
• Sicherheits- und Zugriffsprotokolle: 12 Monate.

6. Empfänger und Subprozessoren

Für Hosting, Telephonie, Sprachverarbeitung, E-Mail- und SMS-Versand sowie Buchungsintegrationen setzen wir Subprozessoren ein. Die massgebliche Liste mit Standorten und Übertragungsmechanismen führt Anhang B des Auftragsverarbeitungsvertrags. Kunden werden Änderungen mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt.

Die Webanalyse (Ziffer 10) betreiben wir auf unserem eigenen Server; dafür ist kein weiterer Empfänger beteiligt.

7. Datenübermittlung ins Ausland

Wir verarbeiten Daten vorrangig in der Schweiz und der EU. Wo Anbieter ausserhalb der Schweiz und der EU tätig werden (insbesondere Cloudflare, Twilio, Google und TextBee), stützen sich Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission samt dem vom EDÖB anerkannten schweizerischen Zusatz sowie ergänzende technische Massnahmen wie Verschlüsselung.

8. Anrufaufzeichnung

Der Sprachassistent weist beim Gesprächsbeginn darauf hin, dass der Anruf von einem automatisierten Assistenten bearbeitet und aufgezeichnet wird. Mit der Fortführung des Gesprächs willigt der Anrufer ein; er kann das Gespräch jederzeit beenden. Die Aufzeichnung dient der Terminvermittlung, der Qualitätssicherung und der Streitbeilegung.

9. Öffentliche Praxisseiten

Buchungsseiten unserer Kunden sind öffentlich erreichbar und werden von Suchmaschinen indexiert. Angaben, die eine Praxis auf ihrer Seite veröffentlicht (Name, Angebot, Logo, Kontakt), sind dadurch öffentlich zugänglich. Anliegen zur Löschung oder Berichtigung richten sich an die Praxis; wir unterstützen diese dabei.

10. Webanalyse

Auf voxtra.ch, auf den öffentlichen Buchungsseiten (book.voxtra.ch) und im Praxis-Portal (app.voxtra.ch) messen wir die Nutzung mit Umami, einer Open-Source-Webanalyse-Software, die wir selbst auf unserem eigenen Server in der EU (Deutschland) betreiben. Es ist kein Drittanbieter beteiligt: Das Messskript wird von unserer eigenen Subdomain (analytics.voxtra.ch) geladen, und die Daten verlassen unsere Infrastruktur nicht. Umami setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät.

Bei jedem Seitenaufruf werden erfasst: die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, allfällige Kampagnenparameter im Link, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgrösse, Browsersprache sowie das aus der IP-Adresse abgeleitete Land, die Region und die Stadt; dazu einzelne Nutzungsereignisse ohne Personenbezug, etwa welcher Abschnitt einer Seite gelesen oder welcher Schritt einer Buchung erreicht wurde. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert: Aus ihr, der Browserkennung und einem monatlich wechselnden Geheimwert wird ein Hashwert gebildet, der sich nicht zurückrechnen lässt und Besuche längstens einen Monat demselben Browser zuordnet. Es findet keine Verfolgung über fremde Websites hinweg statt, und die Daten werden nicht mit anderen Daten, insbesondere nicht mit Buchungs- oder Kontodaten, zusammengeführt.

Zweck ist zu erfahren, wie viele Personen unsere Seiten besuchen, welche Inhalte gelesen werden, an welcher Stelle eine Buchung oder Einrichtung abgebrochen wird und über welche Quellen die Besuche zustande kommen, um Website und Buchungsablauf zu verbessern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); nach dem revDSG ist für diese Verarbeitung keine Einwilligung erforderlich. Die Daten werden spätestens nach 12 Monaten gelöscht.

Sie können die Messung jederzeit ablehnen. Der Schalter unten und derselbe Schalter im Fuss der Buchungsseiten (book.voxtra.ch) und des Praxis-Portals (app.voxtra.ch) setzt in Ihrem Browser eine technische Markierung (Local Storage), die dem Skript lediglich mitteilt, nichts zu senden; sie gilt für diesen Browser auf diesem Gerät und wird beim Löschen der Websitedaten zurückgesetzt.

11. Ihre Rechte

Anfragen zu Anruferdaten richten Sie bitte an die zuständige Praxis, die dafür Verantwortliche ist. Voxtra unterstützt die Praxis bei der Erfüllung. Anfragen zu allen anderen Verarbeitungen: hello@voxtra.ch.

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Einschränkung der Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen.
• Widerruf erteilter Einwilligungen ohne Auswirkung auf die bisherige Rechtmässigkeit.
• Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) oder bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde.

12. Sicherheit

Wir schützen Daten durch Verschlüsselung der Übertragung und der Speicherung, restriktive Zugriffsrechte, Protokollierung administrativer Zugriffe, Netzsegmentierung sowie Datenbanksicherungen mit dokumentiertem Wiederherstellungsverfahren. Die vollständigen technischen und organisatorischen Massnahmen beschreibt Anhang A des DPA.

13. Kinder

Das Angebot richtet sich ausschliesslich an Unternehmen. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen. Wesentliche Änderungen kündigen wir Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an; das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.

15. Kontakt

Fragen und Auskunftsbegehren: hello@voxtra.ch. Aufsichtsbehörde in der Schweiz: EDÖB, edoeb.admin.ch.