Rendez-vous le soir et le week-end : votre cabinet reste joignable

Pourquoi tant d’appels arrivent en dehors des heures d’ouverture

Qui travaille dans la journée s’occupe souvent des rendez-vous seulement pendant son temps libre. La pensée du dos noué vient le dimanche soir sur le canapé, plutôt que le mardi matin au bureau.

Si cette personne appelle et que le téléphone sonne dans le vide, elle attend rarement jusqu’à lundi. Elle continue de chercher et aboutit au prochain cabinet joignable sur le moment. L’appel passé en dehors des heures d’ouverture décide donc souvent si l’intérêt devient un rendez-vous.

Les appels le soir et le week-end

Voxtra prend les appels renvoyés, les jours ouvrables après le travail comme le samedi et le dimanche. La ligne est alors libre, car Voxtra peut mener plusieurs conversations en même temps.

La personne qui appelle mène une conversation normale avec une réponse immédiate : elle mène une conversation normale. Elle expose sa demande, Voxtra propose des créneaux libres et réserve le rendez-vous directement. Sur demande du cabinet, part en confirmation un SMS avec un lien privé permettant de gérer le rendez-vous plus tard. Ce qui dépasse la planification des rendez-vous, par exemple les questions médicales, reste à votre équipe.

Déplacer, reprogrammer et annuler des rendez-vous, le week-end aussi

Les projets changent, souvent le week-end justement. Qui veut déplacer, reprogrammer, annuler ou décommander un rendez-vous le règle immédiatement.

C’est possible jour et nuit, soit dans la conversation avec Voxtra, soit, si le cabinet a activé les SMS, via le lien privé du SMS de confirmation. Lorsque quelqu’un annule, le créneau se libère à nouveau et peut être réservé par la personne qui appellera ensuite.

Au quotidien, beaucoup demandent « supprimer le rendez-vous ». Ils veulent le plus souvent dire une annulation. Voxtra effectue cette étape de manière à ce que l’agenda reste propre et que le travail manuel du lendemain matin disparaisse. Vous en lirez plus sur la gestion des rendez-vous sous Automatiser la réservation des rendez-vous.

Pour la physiothérapie, le massage et le bien-être

Les traitements et les soins ont souvent lieu lorsque la clientèle a du temps libre. La physiothérapie le samedi, un massage le dimanche ou un rendez-vous bien-être après le travail sont recherchés, et c’est justement alors que le téléphone sonne.

Voxtra réserve ces rendez-vous directement dans votre logiciel existant. Dans les cabinets de physiothérapie, cela passe par ePhysio ; d’autres cabinets utilisent OneDoc ou Google Calendar. Comment Voxtra travaille concrètement en physiothérapie se trouve sur la page consacrée à l’assistant vocal IA pour la physiothérapie.

Logiciel swiss-made de Zurich

Voxtra est un produit suisse à part entière : la pile logicielle est développée, pilotée et exploitée par la Voxtra GmbH à Zurich. Pour les cabinets suisses, cela signifie des chemins courts, un interlocuteur local et une protection des données conforme aux attentes suisses.

Les données sensibles d’appels et de rendez-vous sont traitées de manière confidentielle et servent uniquement aux services convenus avec votre cabinet. La loi révisée sur la protection des données (nLPD) fait donc partie du produit.