Automatiser la prise de rendez-vous : relier système de réservation, téléphone et agenda

Ce que signifie la prise de rendez-vous automatisée

La prise de rendez-vous automatisée, c’est plus qu’un formulaire en ligne. L’assistant comprend la demande au téléphone, pose les questions nécessaires, vérifie les heures libres et réserve un rendez-vous approprié. La personne appelle, tout simplement.

C’est particulièrement important pour les cabinets, car beaucoup de rendez-vous naissent encore par téléphone. Qui n’offre qu’un système de réservation en ligne perd précisément les personnes qui préfèrent parler ou qui appellent rapidement en chemin.

Le système de réservation existant reste en place

Voxtra complète votre système de réservation. OneDoc, ePhysio ou Google Calendar restent les agendas de référence. L’assistant se tient devant, au téléphone, et y inscrit directement les réservations confirmées.

Il reste ainsi un seul agenda. Votre équipe voit les rendez-vous là où elle travaille de toute façon. Pour en savoir plus sur l’intégration, voyez OneDoc et ePhysio.

Aussi avec un fonctionnement purement téléphonique

Certains cabinets réservent surtout par téléphone, et cela peut rester ainsi. Si le téléphone est votre canal principal, Voxtra automatise précisément ce canal au lieu de le remplacer par un nouveau portail. Les appelants parlent comme d’habitude et, en arrière-plan, naît une entrée d’agenda propre.

L’assistant relie téléphone et agenda : il comprend la demande, vérifie les heures libres et inscrit le rendez-vous confirmé dans OneDoc, ePhysio ou Google Calendar. L’agenda existant suffit, un site de réservation propre est superflu.

Ainsi, l’attribution des rendez-vous par téléphone est automatisée, et tout reste familier pour l’appelant. Elle remarque seulement que quelqu’un décroche et que le rendez-vous est aussitôt fixé.

Une réservation fiable au lieu d’une liste de rappels

Une réservation fiable exige trois choses : des créneaux disponibles, des règles claires et une confirmation. Voxtra vérifie les créneaux libres, tient compte du site, du traitement et de la personne responsable et n’inscrit le rendez-vous qu’une fois que l’appelant l’a confirmé.

Sur demande du cabinet, elle reçoit ensuite un SMS avec les détails du rendez-vous et un lien privé. D’une conversation téléphonique naît ainsi une réservation contraignante au lieu d’une note qu’il faudrait reprendre plus tard.

Déplacer, reprogrammer, annuler ou supprimer des rendez-vous

La prise de rendez-vous va au-delà de la première inscription. Les patients veulent déplacer, reprogrammer, annuler, résilier ou, dans la vie quotidienne, parfois « supprimer » des rendez-vous. Pour le cabinet, l’essentiel est que cette opération arrive proprement dans l’agenda.

Voxtra effectue la reprogrammation et l’annulation par téléphone. En complément, si le cabinet a activé les SMS, l’appelant peut utiliser le lien privé du SMS pour gérer lui-même le rendez-vous. Lorsqu’un rendez-vous est annulé, le créneau se libère à nouveau et peut être attribué autrement.

Pourquoi téléphone et réservation en ligne vont ensemble

La réservation en ligne est pratique, mais beaucoup préfèrent décrocher le téléphone. Certaines questions sont trop floues pour un formulaire, certaines personnes préfèrent parler, et certaines appellent en dehors des heures d’ouverture parce qu’alors, enfin, elles ont le temps.

C’est précisément là que Voxtra complète un système de réservation existant : l’agenda reste numérique, mais l’accès devient plus humain. La personne appelle, expose brièvement sa demande et obtient malgré tout une réservation automatisée et confirmée.

Si de tels appels interrompent aujourd’hui votre équipe, lisez aussi comment Voxtra soulage l’équipe du cabinet du téléphone.

Logiciel swiss-made de Zurich

Voxtra est un produit suisse à part entière : la pile logicielle est développée, pilotée et exploitée par la Voxtra GmbH à Zurich. Pour les cabinets suisses, cela signifie des chemins courts, un interlocuteur local et une protection des données conforme aux attentes suisses.

Les données sensibles d’appels et de rendez-vous sont traitées de manière confidentielle et servent uniquement aux services convenus avec votre cabinet. La loi révisée sur la protection des données (nLPD) fait donc partie du produit.