Integration
KI-Telefonassistent mit Google-Kalender-Anbindung
Voxtra nimmt die Anrufe Ihrer Praxis entgegen und trägt Termine direkt in Ihren Google Kalender ein. Verschieben und Absagen inklusive.
Umgekehrt gilt dasselbe: Was Sie selbst im Kalender eintragen, blockiert die Zeit für den Assistenten. Doppelt vergeben wird nichts.
So funktioniert die Anbindung
Voxtra bekommt Zugriff auf genau die Kalender, die Sie freigeben. Sie haben zwei Wege: Sie teilen Ihren bestehenden Google Kalender mit der Adresse, die wir Ihnen nennen, oder wir legen für jede Person einen Kalender an. Eingerichtet wird das von uns, Sie müssen nichts installieren.
Beide Wege bleiben offen. Haben wir den Kalender angelegt und Sie möchten später Ihren eigenen verwenden, tragen wir ihn ein – die bereits gebuchten Termine ziehen dabei mit um.
Während des Anrufs: prüfen und eintragen
Im Gespräch prüft Voxtra die freien Zeiten, schlägt passende Termine vor und trägt die Buchung ein: bei der richtigen Person, am richtigen Standort, mit der Dauer der gewählten Behandlung. Verschieben und Absagen erledigt der Assistent genauso, auch spätabends und am Wochenende.
Wechselt ein Termin beim Verschieben den Standort, verschwindet er aus dem alten Kalender und erscheint im neuen. Sie müssen nichts nachtragen und nichts aufräumen.
Was Sie selbst eintragen, blockiert die Zeit
Ferien, Fortbildung, ein privater Termin, ein Kunde, der am Empfang gebucht hat: Alles, was in einem angebundenen Kalender steht, gilt für Voxtra als besetzt. Der Assistent bietet diese Zeiten gar nicht erst an.
Bis eine Änderung ankommt, dauert es in der Regel weniger als eine Minute; spätestens nach einer Stunde ist jeder angebundene Kalender in jedem Fall neu abgeglichen. Ehrlich gesagt heisst das auch: „Echtzeit“ nennen wir das nicht.
Ein Eintrag, den Sie selbst im Google Kalender machen, bleibt ein Kalendereintrag. Voxtra macht daraus keinen Termin mit Kundendaten und verschickt dafür auch keine Bestätigung. Was der Assistent selbst gebucht hat, verwaltet er dagegen vollständig.
Was im Kalender sichtbar ist
Im Kalendereintrag stehen die Behandlung und der Name der Kundin, mehr nicht. Telefonnummer, Notizen und weitere Angaben landen nicht im Google Kalender, sondern bleiben in Voxtra. Wer Zugriff auf den Kalender hat, sieht damit nur das Nötigste.
Das passt zum übrigen Ansatz: Anrufdaten werden nicht verkauft und nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Voxtra ist auf das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und die EU-DSGVO ausgelegt.
Wenn Google einmal klemmt
Der führende Kalender für die Buchung ist Voxtra selbst, der Google Kalender bekommt jeden Termin danach. Klemmt die Verbindung im falschen Moment, geht deshalb kein bestätigter Termin verloren: Er ist bei uns gespeichert und wird automatisch nachgetragen, sobald Google wieder erreichbar ist. Eine Doppelbuchung entsteht dabei nicht.
Ist Google länger gestört, sagt der Assistent im Gespräch offen, dass gerade keine Buchung möglich ist. Lieber eine ehrliche Auskunft als ein Termin, den nachher niemand im Kalender hat.
Andere Systeme und Grenzen
Arbeiten Sie mit einer Praxissoftware statt mit dem Google Kalender, gibt es eigene Anbindungen an OneDoc und ePhysio. Für Outlook und Microsoft 365 gibt es heute noch keine Anbindung; sie ist in Vorbereitung.
Buchen können Anrufende bis 90 Tage im Voraus. Was der Assistent sonst noch am Telefon übernimmt, steht unter Terminbuchung automatisieren; was er kostet, unter Kosten & Preise.
Swiss-made Software aus Zürich
Voxtra ist kein weiterverkaufter White-Label-Dienst aus dem Ausland: Der Software-Stack wird von Voxtra GmbH in Zürich entwickelt, verantwortet und betreut. Für Schweizer Praxen heisst das: kurze Wege, ein lokaler Ansprechpartner und Datenschutz nach Schweizer Erwartungen, nicht nur als Übersetzung einer ausländischen Lösung.
Sensible Anruf- und Termindaten werden vertraulich behandelt, nicht verkauft und nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) ist deshalb kein Nebensatz, sondern Teil des Produkts.
Häufige Fragen
Kann Voxtra Termine in meinen Google Kalender eintragen?
Ja. Voxtra prüft im Gespräch die freien Zeiten und trägt den Termin direkt in den Google Kalender der zuständigen Person ein. Verschieben und Absagen landen ebenfalls dort.
Sieht Voxtra Termine, die ich selbst im Kalender eintrage?
Ja, als besetzte Zeit. Alles, was in einem angebundenen Kalender steht, wird nicht mehr als frei angeboten. In der Regel dauert das weniger als eine Minute, spätestens nach einer Stunde ist der Kalender in jedem Fall neu abgeglichen. Zu einem Termin mit Kundendaten macht Voxtra Ihre eigenen Einträge aber nicht.
Muss ich einen neuen Kalender anlegen?
Nein. Sie können Ihren bestehenden Kalender freigeben. Alternativ legen wir für jede Person einen an, und Sie können später jederzeit auf Ihren eigenen wechseln; die gebuchten Termine ziehen mit um.
Funktioniert das mit mehreren Mitarbeitenden und Standorten?
Ja. Jede Person hat pro Standort ihren eigenen Kalender. Voxtra bucht dort, wo die Behandlung tatsächlich stattfindet, und verschiebt einen Termin bei einem Standortwechsel in den richtigen Kalender.
Wie weit im Voraus kann gebucht werden?
Mit Google-Kalender-Anbindung bis 90 Tage im Voraus.
Welche Daten stehen im Google Kalender?
Nur die Behandlung und der Name. Telefonnummer und Notizen bleiben in Voxtra und werden nicht in den Google Kalender geschrieben.
Gibt es eine Outlook-Anbindung?
Noch nicht. Für Outlook und Microsoft 365 ist eine Anbindung in Vorbereitung. Heute gibt es Google Kalender, OneDoc und ePhysio.
Voxtra mit Ihrem Google Kalender testen
Ihr Kalender bleibt, wie er ist – Voxtra kommt davor ans Telefon. Rufen Sie an und hören Sie sich eine Buchung an, oder fordern Sie eine Demo für Ihre Praxis an. Der erste Monat ist gratis.