Assistente telefonico IA con collegamento a Google Calendar

Come funziona il collegamento

Voxtra riceve l’accesso esattamente ai calendari che Lei condivide. Ha due strade: condivide il Suo Google Calendar esistente con l’indirizzo che Le comunichiamo, oppure creiamo un calendario per ogni persona. A configurarlo siamo noi; Lo configuriamo noi, il Suo computer resta com’è.

Entrambe le strade restano aperte. Se abbiamo creato noi il calendario e in seguito Lei desidera usare il proprio, lo colleghiamo noi; gli appuntamenti già prenotati si trasferiscono con esso.

Durante la chiamata: verificare e registrare

Durante la conversazione Voxtra verifica le fasce libere, propone appuntamenti adatti e registra la prenotazione: presso la persona giusta, nella sede giusta, con la durata del trattamento scelto. Spostamenti e annullamenti l’assistente li esegue allo stesso modo, anche la sera tardi e nel fine settimana.

Se uno spostamento cambia la sede dell’appuntamento, esso scompare dal vecchio calendario e appare nel nuovo. Trascrivere e sistemare lo fa Voxtra.

Ciò che Lei stesso registra blocca il tempo

Vacanze, formazione continua, un appuntamento privato, un cliente prenotato alla reception: tutto ciò che figura in un calendario collegato vale per Voxtra come occupato. L’assistente propone solo fasce libere.

Finché una modifica arriva, di norma passa meno di un minuto; al più tardi dopo un’ora, ogni calendario collegato è comunque di nuovo sincronizzato.

Una voce che Lei stesso crea nel Google Calendar resta una voce di calendario. Appuntamenti con dati cliente e conferma nascono soltanto da prenotazioni di Voxtra. Ciò che l’assistente ha prenotato da sé, invece, lo gestisce completamente.

Ciò che è visibile nel calendario

Nella voce di calendario figurano il trattamento e il nome della cliente, nient’altro. Numero di telefono, note e altri dati restano in Voxtra. Chi ha accesso al calendario vede così soltanto l’indispensabile.

Ciò si accorda con l’approccio generale: i dati delle chiamate servono soltanto ai servizi concordati con il Suo studio. Voxtra è concepita secondo la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati (nLPD) e il regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati (RGPD).

Se Google ha un contrattempo

Il calendario principale per la prenotazione è Voxtra stessa; il Google Calendar riceve ogni appuntamento solo dopo. Se la connessione si inceppa nel momento sbagliato, ogni appuntamento confermato resta salvo: è salvato da noi e viene registrato automaticamente appena Google è di nuovo raggiungibile. Ogni appuntamento nasce così esattamente una volta.

Se Google è disturbato più a lungo, l’assistente dice apertamente durante la conversazione che in quel momento le prenotazioni sono in pausa: meglio un’informazione onesta che un appuntamento assente dal calendario.

Altri sistemi e limiti

Se Lei lavora con un software per studi invece che con il Google Calendar, esistono collegamenti propri con OneDoc e ePhysio. Per Outlook e Microsoft 365 un collegamento è possibile su richiesta; è in preparazione.

Chi chiama può prenotare fino a 90 giorni in anticipo. Cos’altro assume l’assistente al telefono lo si legge sotto Automatizzare la prenotazione degli appuntamenti; quanto costa, sotto Costi e prezzi.

Software swiss-made di Zurigo

Voxtra è un prodotto svizzero a sé stante: lo stack software è sviluppato, gestito e mantenuto dalla Voxtra GmbH a Zurigo. Per gli studi svizzeri ciò significa vicinanza, un interlocutore locale e una protezione dei dati secondo le aspettative svizzere.

I dati sensibili delle chiamate e degli appuntamenti sono trattati in modo confidenziale e servono soltanto ai servizi concordati con il vostro studio. La legge svizzera sulla protezione dei dati rivista (nLPD) è quindi parte del prodotto.