Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento ai sensi della LPD e del GDPR è Voxtra GmbH (in costituzione), Zurigo. Contatto: hello@voxtra.ch.

2. Ambito di applicazione e ruoli

La presente informativa copre i visitatori di voxtra.ch e delle pagine di prenotazione pubbliche, i titolari degli studi e i loro collaboratori in possesso di un account Voxtra («Clienti»), nonché le persone che chiamano uno studio («Chiamanti»).

Per i dati dei chiamanti trattati dall'agente vocale per conto di uno studio, lo studio è il titolare del trattamento e Voxtra l'incaricato; ciò è regolato dall'Accordo di trattamento dei dati (ATD). La presente informativa descrive i trattamenti di cui Voxtra stesso è titolare.

3. Dati trattati

• Visitatori del sito: indirizzo IP troncato, browser, dispositivo e informazioni sulla lingua, nonché pagine visitate; per l'analisi del traffico si veda il punto 10; per gli invii di moduli inoltre nome, indirizzo e-mail, azienda, numero di telefono facoltativo e messaggio.
• Account degli studi (Clienti): nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ruolo, dati dello studio quali nome, indirizzo, prestazioni e orari, metadati di fatturazione, credenziali memorizzate in forma cifrata e registri delle azioni amministrative.
• Chiamanti (per conto dello studio): numero di telefono, registrazione della chiamata, trascrizione generata automaticamente e dettagli della prenotazione quali nome, prestazione richiesta, fascia oraria richiesta, nonché eventuale indirizzo e-mail o annotazioni fornite.

4. Finalità e basi giuridiche

Non vendiamo dati personali, non li utilizziamo per pubblicità e non adottiamo decisioni automatizzate con effetti giuridici sulle persone.

• Esercizio e sicurezza dei siti web: interesse legittimo.
• Risposta a richieste di contatto e dimostrazioni: misure precontrattuali o consenso.
• Fornitura del servizio ai Clienti: esecuzione del contratto.
• Fatturazione e contabilità: obblighi legali di conservazione (CO svizzero art. 957 seg.).
• Agente vocale e fissazione degli appuntamenti per conto dello studio: base giuridica del rispettivo studio (cfr. l'avviso all'inizio della chiamata).
• Prevenzione di abusi e frodi: interesse legittimo.
• Analisi del traffico (punto 10): interesse legittimo.

5. Tempi di conservazione

• Dati di analisi del traffico (punto 10): 12 mesi.
• Richieste di contatto e dimostrazioni: 24 mesi dall'ultimo contatto.
• Account Clienti: durata del contratto più 12 mesi.
• Documenti di fatturazione: 10 anni (CO svizzero art. 958f).
• Registrazioni delle chiamate: 30 giorni.
• Trascrizioni delle chiamate: 12 mesi.
• Dati di prenotazione trattati per uno studio: secondo le istruzioni dello studio.
• Registri di sicurezza e accesso: 12 mesi.

6. Destinatari e incaricati

Ricorriamo a incaricati per l'hosting, la telefonia, l'elaborazione vocale, l'invio di e-mail e SMS e le integrazioni di prenotazione. L'elenco determinante con le sedi e i meccanismi di trasferimento è mantenuto nell'allegato B dell'Accordo di trattamento dei dati. I Clienti sono informati delle modifiche con almeno 30 giorni di preavviso.

L'analisi del traffico (punto 10) è gestita sul nostro server; non è coinvolto alcun altro destinatario.

7. Trasferimenti internazionali

Trattiamo i dati principalmente in Svizzera e nell'UE. Quando fornitori operano fuori da Svizzera e UE (in particolare Cloudflare, Twilio, Google e TextBee), i trasferimenti si basano sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea con l'addendum svizzero riconosciuto dall'IFPDT, integrati da misure tecniche quali la cifratura.

8. Registrazione delle chiamate

All'inizio della chiamata l'agente vocale annuncia che la chiamata è gestita da un assistente automatico e registrata. Proseguendo la chiamata, il chiamante presta il consenso; il chiamante può terminare la chiamata in ogni momento. La registrazione serve alla mediazione degli appuntamenti, al controllo qualità e alla risoluzione delle controversie.

9. Pagine pubbliche degli studi

Le pagine di prenotazione dei nostri clienti sono accessibile pubblicamente e indicizzate dai motori di ricerca. I dati che uno studio pubblica sulla propria pagina (nome, prestazioni, logo, recapiti) diventano così visibili pubblicamente. Le richieste di cancellazione o correzione vanno indirizzate allo studio; noi supportiamo lo studio nel loro adempimento.

10. Analisi del traffico

Su voxtra.ch, sulle pagine di prenotazione pubbliche (book.voxtra.ch) e nel portale degli studi (app.voxtra.ch) misuriamo l'utilizzo con Umami, un software open source di analisi del traffico web che gestiamo noi stessi sul nostro server nell'UE (Germania). Non è coinvolto alcun terzo: lo script di misurazione viene caricato dal nostro sottodominio (analytics.voxtra.ch) e i dati non lasciano la nostra infrastruttura. Umami non imposta cookie e non memorizza nulla sul vostro dispositivo.

Per ogni pagina visualizzata vengono registrati: la pagina visitata, la pagina di provenienza, eventuali parametri di campagna nel link, browser, sistema operativo, tipo di dispositivo, dimensioni dello schermo, lingua del browser, nonché paese, regione e città derivati dall'indirizzo IP; inoltre singoli eventi d'uso senza riferimento personale, ad esempio quale sezione di una pagina è stata letta o quale passaggio di una prenotazione è stato raggiunto. L'indirizzo IP stesso non viene conservato: combinato con l'identificazione del browser e con un valore segreto che cambia ogni mese, viene trasformato in un hash irreversibile che associa le visite allo stesso browser al massimo per un mese. Non avviene alcun tracciamento su altri siti web e i dati non vengono incrociati con altri dati, in particolare non con dati di prenotazione o di account.

Lo scopo è sapere quante persone visitano le nostre pagine, quali contenuti vengono letti, in quale punto una prenotazione o una configurazione viene abbandonata e da quali fonti provengono le visite, per migliorare il sito e il percorso di prenotazione. La base giuridica è il nostro interesse legittimo (art. 6, par. 1, lett. f RGPD); secondo la LPD svizzera questo trattamento non richiede il consenso. I dati vengono cancellati al più tardi dopo 12 mesi.

Potete rifiutare la misurazione in qualsiasi momento. Il pulsante qui sotto, e lo stesso pulsante a piè delle pagine di prenotazione (book.voxtra.ch) e del portale degli studi (app.voxtra.ch), imposta nel vostro browser un contrassegno tecnico (archiviazione locale) che indica allo script soltanto di non inviare nulla; vale per questo browser su questo dispositivo e viene azzerato quando cancellate i dati del sito.

11. Vostri diritti

Per i dati dei chiamanti, si prega di indirizzare le richieste allo studio responsabile, che è il titolare del trattamento. Voxtra supporta lo studio nel loro adempimento. Per tutti gli altri trattamenti: hello@voxtra.ch.

• Accesso ai dati personali che deteniamo su di voi.
• Rettifica dei dati inesatti.
• Cancellazione, salvo obblighi legali di conservazione.
• Limitazione del trattamento e portabilità dei dati, ove applicabile.
• Opposizione ai trattamenti basati sull'interesse legittimo.
• Revoca del consenso senza pregiudizio della liceità dei trattamenti precedenti.
• Ricorso all'Incaricato federale per la protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, edoeb.admin.ch) o alla vostra autorità di controllo locale.

12. Sicurezza

Proteggiamo i dati mediante cifratura in transito e a riposo, diritti di accesso restrittivi, registrazione degli accessi amministrativi, segmentazione della rete e backup del database con procedura di ripristino documentata. L'insieme delle misure tecniche e organizzative è descritto nell'allegato A dell'ATD.

13. Minori

Il servizio è offerto esclusivamente ad aziende. Non trattiamo consapevolmente dati di minori.

14. Modifiche

Possiamo aggiornare la presente informativa. Informiamo i Clienti delle modifiche sostanziali con almeno 30 giorni di preavviso via e-mail; la data sopra indicata mostra la versione vigente.

15. Contatto

Domande e richieste di accesso: hello@voxtra.ch. Autorità di vigilanza in Svizzera: IFPDT, edoeb.admin.ch.