Automatizzare la prenotazione di appuntamenti: collegare sistema di prenotazione, telefono e calendario

Cosa significa prenotazione automatizzata di appuntamenti

La prenotazione automatizzata di appuntamenti è più di un modulo online. L’assistente capisce la richiesta al telefono, chiede i dati necessari, verifica gli orari liberi e prenota un appuntamento adatto. La persona chiama, semplicemente.

Per gli studi è particolarmente importante perché molti appuntamenti nascono ancora per telefono. Chi offre soltanto un sistema di prenotazione online perde esattamente le persone che preferiscono parlare o che chiamano al volo mentre sono in giro.

Il sistema di prenotazione esistente resta

Voxtra completa il Suo sistema di prenotazione. OneDoc, ePhysio o Google Calendar restano i calendari principali. L’assistente siede davanti, al telefono, e vi scrive dentro le prenotazioni confermate.

Così resta un unico calendario. Il Suo team vede gli appuntamenti là dove lavora comunque. Di più sull’integrazione la trova presso OneDoc e ePhysio.

Anche con gestione solo telefonica

Alcuni studi prenotano volentieri per telefono, e ciò può restare così. Se il telefono è il Suo canale principale, Voxtra automatizza esattamente questo canale invece di sostituirlo con un nuovo portale. Chi chiama parla come al solito e sullo sfondo nasce una voce di calendario pulita.

L’assistente collega telefono e calendario: capisce la richiesta, verifica gli orari liberi e registra l’appuntamento confermato in OneDoc, ePhysio o Google Calendar. Il calendario esistente basta, un sito di prenotazione proprio è superfluo.

Così l’assegnazione telefonica di appuntamenti viene automatizzata e per chi chiama tutto resta familiare. Nota soltanto che qualcuno risponde e che l’appuntamento è subito fisso.

Prenotazione affidabile al posto della lista di richiamate

Una prenotazione affidabile ha bisogno di tre cose: orari disponibili, regole chiare e una conferma. Voxtra verifica le fasce orarie libere, tiene conto di sede, trattamento e persona responsabile e registra l’appuntamento soltanto quando la persona che chiama lo conferma.

Su richiesta dello studio, riceve poi un SMS con i dati dell’appuntamento e un link personale. Così da una conversazione telefonica nasce una prenotazione vincolante invece di una nota da riprendere più tardi.

Spostare, riprenotare, annullare o cancellare appuntamenti

La prenotazione di appuntamenti va oltre la prima voce. I pazienti vogliono spostare, riprenotare, annullare o cancellare gli appuntamenti, o nella vita di tutti i giorni anche una volta «eliminare» un appuntamento. Per lo studio è importante che questa operazione arrivi pulita nel calendario.

Voxtra esegue riprenotazione e annullamento per telefono. In più, se lo studio ha attivato gli SMS, la persona che chiama può usare il link personale dell’SMS per gestire da sola l’appuntamento. Se un appuntamento viene annullato, la fascia oraria torna libera e può essere assegnata di nuovo.

Perché telefono e prenotazione online appartengono insieme

La prenotazione online è comoda, ma molti preferiscono prendere la cornetta. Alcune domande sono troppo poco chiare per un modulo, alcune persone preferiscono parlare, e alcune chiamano fuori dagli orari di apertura perché finalmente c’è tempo.

Proprio lì Voxtra completa un sistema di prenotazione esistente: il calendario resta digitale, ma l’accesso è più umano. La persona chiama, spiega brevemente la richiesta e ottiene comunque una prenotazione automatizzata e confermata.

Se queste chiamate oggi interrompono il Suo team, legga anche come Voxtra scarica il team dello studio dal telefono.

Software swiss-made di Zurigo

Voxtra è un prodotto svizzero a sé stante: lo stack software è sviluppato, gestito e mantenuto dalla Voxtra GmbH a Zurigo. Per gli studi svizzeri ciò significa vicinanza, un interlocutore locale e una protezione dei dati secondo le aspettative svizzere.

I dati sensibili delle chiamate e degli appuntamenti sono trattati in modo confidenziale e servono soltanto ai servizi concordati con il vostro studio. La legge svizzera sulla protezione dei dati rivista (nLPD) è quindi parte del prodotto.