Meno telefono, più tempo per le persone sul posto

Cosa costa davvero il telefono nella quotidianità

Una singola chiamata dura forse due minuti. In uno studio però ne dipendono altre cose: interrompere una cura, cambiare marcia, aprire l’agenda, cercare un appuntamento libero, annotare nome e numero e poi ritrovare il filo del lavoro. Con dieci o venti chiamate al giorno ne nasce un intero blocco.

Particolarmente costose sono le chiamate perse. Chi vuole prenotare un appuntamento e trova occupato raramente attende con pazienza. Molti continuano a cercare finché risponde un altro studio. Questa domanda scompare prima di arrivare in una lista di richiamate.

Perché le interruzioni costano più di due minuti

Le interruzioni hanno un prezzo misurabile. In uno studio della University of California (Mark, Gudith e Klocke, 2008) il lavoro interrotto è stato portato a termine più in fretta, ma al prezzo di più stress, frustrazione e pressione del tempo. Nel settore sanitario si aggiunge la sicurezza: in un’indagine sugli Archives of Internal Medicine (Westbrook et al., 2010) ogni interruzione era associata al 12,1 % in più di errori procedurali e al 12,7 % in più di errori clinici.

In più, molte persone preferiscono scrivere o prenotare online. In un’indagine Bitkom in Germania (2025) più di un terzo (36 %) ha dichiarato di aver già rinviato chiamate necessarie per paura del telefono; tra gli under 30 addirittura il 44 %. Un terzo (32 %) fissa appuntamenti con prestatori di servizi come parrucchieri o studi medici preferibilmente per iscritto che per chiamata.

La Sua clientela vuole semplicemente passare

Gli studi sono considerati di difficile raggiungibilità. In un’ulteriore indagine Bitkom in Germania (2024) l’88 % ha condiviso l’affermazione che gli studi sono spesso difficili da raggiungere al telefono. In Gran Bretagna la quota di pazienti che raggiunge facilmente al telefono il proprio medico di base è scesa, secondo l’NHS GP Patient Survey (Nuffield Trust), dall’81 % (2012) al 50 % (2023).

Di conseguenza cresce la domanda di prenotare indipendentemente dagli orari telefonici. Secondo Bitkom (2025) il 64 % dei tedeschi ha già fissato online un appuntamento dal medico, e l’84 % delle persone che usano la prenotazione online indica come vantaggio principale l’indipendenza dagli orari telefonici. In Svizzera già nel 2018 il 68 % riteneva importante o molto importante la prenotazione online di appuntamenti (E-Health-Barometer, gfs.bern, riportato da SRF). Voxtra è raggiungibile anche quando il Suo studio ha chiuso.

Cosa toglie al team Voxtra

Voxtra accetta le chiamate, chiede il motivo e verifica le fasce libere. L’assistente prenota l’appuntamento direttamente nella Sua agenda, sposta appuntamenti esistenti oppure li annulla. Su richiesta dello studio, parte poi un SMS con conferma e link privato di gestione per chi ha chiamato.

In molti casi standard la lista di richiamate scompare così. Il team si risparmia in seguito di raggiungere di nuovo la stessa persona, cercare di nuovo l’appuntamento e trascrivere i dati. Per la prenotazione diretta in agenda Voxtra si collega a OneDoc, ePhysio o Google Calendar. Come funziona nel dettaglio lo si legge nella pagina sulla prenotazione automatica degli appuntamenti.

Un ROI con conti onesti

Un ROI serio dipende dalle Sue cifre: quante chiamate perde oggi? Quanto spesso qualcuno deve richiamare? Quale margine di contribuzione ha un appuntamento in più? E quanto costa internamente un’ora di amministrazione dello studio?

Il conto semplice appare così:

• appuntamenti in più prenotati al mese per il valore per appuntamento,
• più ore di team risparmiate per il costo orario interno,
• meno il prezzo mensile di Voxtra.

Con Voxtra il prezzo inizia a CHF 299 al mese. Già pochi appuntamenti in più o alcune ore di richiamate risparmiate coprono questo importo. Inserisca i Suoi valori reali, invece di un calcolo d’esempio altrui. Le tariffe si trovano sotto Costi e prezzi.

Ciò che resta al team

Il giudizio umano resta al Suo team. Domande mediche, situazioni delicate, reclami e tutto ciò che va oltre un processo di appuntamenti restano al Suo team.

Proprio per questo la separazione è importante: la routine all’assistente, la responsabilità alla persona. Voxtra intercetta prenotazioni, riprenotazioni e annullamenti e promette, con il Suo annuncio personale, una richiamata appena viene richiesta una persona.

Fonti

• Bitkom (2024), Germania: studi difficili da raggiungere al telefono. bitkom.org
• Bitkom (2025), Germania: vantaggi della prenotazione online di appuntamenti. bitkom.org
• Bitkom (2025), Germania: paura del telefono. bitkom.org
• Westbrook et al. (2010), Archives of Internal Medicine: interruzioni e tassi di errore. pubmed.ncbi.nlm.nih.gov
• Mark, Gudith e Klocke (2008), CHI: The Cost of Interrupted Work. ics.uci.edu
• Nuffield Trust / NHS GP Patient Survey (Gran Bretagna): raggiungibilità telefonica degli studi dei medici di famiglia. nuffieldtrust.org.uk
• E-Health-Barometer (gfs.bern), Svizzera, riportato da SRF (2018): importanza della prenotazione online di appuntamenti. srf.ch

Software swiss-made di Zurigo

Voxtra è un prodotto svizzero a sé stante: lo stack software è sviluppato, gestito e mantenuto dalla Voxtra GmbH a Zurigo. Per gli studi svizzeri ciò significa vicinanza, un interlocutore locale e una protezione dei dati secondo le aspettative svizzere.

I dati sensibili delle chiamate e degli appuntamenti sono trattati in modo confidenziale e servono soltanto ai servizi concordati con il vostro studio. La legge svizzera sulla protezione dei dati rivista (nLPD) è quindi parte del prodotto.