Assistente telefonico IA, segreteria telefonica o addetta alla reception?

La segreteria telefonica (Combox)

La variante più economica, spesso già inclusa nell’abbonamento telefonico. Un annuncio chiede una richiamata, e lì finisce la pratica.

Il punto debole: molte persone che chiamano riattaccano appena arriva il segnale acustico, proprio chi vuole rapidamente un appuntamento. La prenotazione arriva più tardi. Ogni messaggio dev’essere poi ascoltato e richiamato dalla Sua équipe, spesso accanto al lavoro vero. Per uno studio in cui contano gli appuntamenti, la Combox è più che altro una soluzione d’emergenza che una risposta.

Testo dell’annuncio per la segreteria telefonica dello studio

Se deve restare la segreteria telefonica, dall’annuncio dipende quante persone chiamanti lascino davvero un messaggio. Tenerlo breve, nominare lo studio, dire quando verrà richiamato e chiedere esattamente ciò che serve a Lei per la richiamata.

Per la fine del giorno, per esempio: «Avete raggiunto lo studio Muster. In questo momento siamo in servizio e ci faremo sentire il prossimo giorno lavorativo. Lasciate il vostro nome, il vostro numero di telefono e la vostra richiesta.» Se lo studio è chiuso per ferie, nell’annuncio vanno la data del ritorno e la sostituzione.

Anche il miglior annuncio lascia aperto che dopo qualcuno debba richiamare e che nel frattempo l’appuntamento manchi. Proprio questo un assistente telefonico IA rovescia: invece di leggere un annuncio, conduce la conversazione e registra l’appuntamento. Il saluto lo formula comunque Lei; viene letto ad alta voce come il Suo annuncio, solo che dopo si continua.

La propria addetta alla reception

Una persona alla reception è personale e flessibile. Sente le sfumature, intercetta le richieste delicate e conosce la clientela abituale. Per molti studi è lo standard d’oro.

È insieme la variante più costosa: salario, contributi sociali, ferie e malattia si sommano. Ed è presente soltanto finché lo studio è aperto. Se suona durante un trattamento, se è già in conversazione o è malata, la chiamata va persa. Un secondo chiamante allo stesso tempo sente il tono di occupato, perché una persona conduce sempre una sola conversazione.

Il servizio telefonico esterno

Qui rispondono persone vere, anche al di fuori dei Suoi orari di apertura. Questo allunga sensibilmente la raggiungibilità e suona professionale.

Di solito restano due punti deboli. Primo i costi: si fattura di regola al minuto o a chiamata, il che con molte conversazioni diventa difficile da pianificare. Secondo il calendario: il team lavora secondo uno script generale e spesso registra soltanto un messaggio, invece di prenotare l’appuntamento direttamente nel Suo sistema. In cosa si differenzino nei dettagli un servizio telefonico e un assistente IA si legge nel confronto sul servizio telefonico.

L’assistente telefonico IA

Un assistente telefonico IA come Voxtra accetta le chiamate che altrimenti restano in sospeso: quando tutti sono occupati, quando la linea è occupata, la sera o nel weekend. Più chiamate allo stesso tempo procedono in parallelo.

Prenota l’appuntamento direttamente nel Suo calendario, lo sposta o lo annulla, tutto in conversazione. Il sistema di prenotazione esistente resta intanto il calendario guida. Capisce il tedesco compreso il dialetto svizzero tedesco, francese, italiano e inglese e riconosce la lingua da solo. Si paga un importo fisso al mese, indipendentemente dal numero di chiamate.

Anche un assistente IA ha i suoi limiti. Se una richiesta diventa delicata o complicata, Voxtra riproduce la frase che Lei ha memorizzato a tale scopo (ad esempio che si faccia sentire qualcuno dello studio) e conclude la conversazione. L’IA intercetta quindi le molte chiamate standard che altrimenti restano in sospeso e lascia il resto al Suo team.

Così il contatto telefonico personale resta preservato. La Sua équipe può continuare a rispondere di persona quando ha tempo. Voxtra diventa la seconda linea e un ponte tra studio e pazienti.

Le quattro opzioni a confronto diretto

Gli stessi criteri fianco a fianco, valutati onestamente. Ogni via vince su alcune righe.

• Raggiungibilità: la segreteria telefonica sempre, ma solo come annuncio; l’addetta alla reception solo durante gli orari di apertura; il servizio telefonico in orari estesi, a seconda del fornitore; Voxtra per il troppo pieno, la sera e nel weekend.
• Prenotazione diretta dell’appuntamento: con la segreteria telefonica no, serve una richiamata; con l’addetta alla reception sì, direttamente nel calendario; con il servizio telefonico di solito solo una nota; con Voxtra sì, direttamente nel calendario.
• Lingue: con la segreteria telefonica un annuncio fisso; con l’addetta alla reception e nel servizio telefonico a seconda della persona o del team; con Voxtra DE, FR, IT e EN, il dialetto svizzero tedesco viene compreso.
• Attesa con più chiamate: con la segreteria telefonica scompare, ma ogni messaggio attende una richiamata; con l’addetta alla reception tono di occupato, una conversazione allo stesso tempo; con il servizio telefonico possibile coda d’attesa; con Voxtra più chiamate contemporaneamente, sempre libero.
• Modello di costi: la segreteria telefonica molto economica, spesso già inclusa; l’addetta alla reception salario più costi accessori; il servizio telefonico di solito al minuto o a chiamata; Voxtra un prezzo mensile fisso da CHF 299.

Cosa si adatta al Suo studio?

Per la maggior parte degli studi più piccoli un assistente telefonico IA copre di più, e a un prezzo che resta uguale ogni mese. Raccoglie le chiamate perse, prenota appuntamenti e parla la lingua di chi chiama.

La persona resta responsabile del caso delicato o molto personale. Appena va oltre una prenotazione di appuntamento, Voxtra promette con il Suo annuncio personale una richiamata; chi ha chiamato sa a cosa attenersi, e la Sua équipe richiama. Come funziona la prenotazione automatica lo legge alla pagina Automatizzare la prenotazione degli appuntamenti. Quanto costa il tutto lo vede alla pagina Costi e prezzi.

Software swiss-made di Zurigo

Voxtra è un prodotto svizzero a sé stante: lo stack software è sviluppato, gestito e mantenuto dalla Voxtra GmbH a Zurigo. Per gli studi svizzeri ciò significa vicinanza, un interlocutore locale e una protezione dei dati secondo le aspettative svizzere.

I dati sensibili delle chiamate e degli appuntamenti sono trattati in modo confidenziale e servono soltanto ai servizi concordati con il vostro studio. La legge svizzera sulla protezione dei dati rivista (nLPD) è quindi parte del prodotto.