Servizio telefonico per lo studio: conviene un assistente telefonico IA invece di un segretariato telefonico?

Cosa sa fare un servizio telefonico esterno

Con un servizio telefonico collaboratori formati ricevono le Sue chiamate quando Lei stessa è occupata. Si presentano a nome dello studio, ascoltano, annotano la richiesta e la inoltrano. I casi urgenti le arrivano subito, il resto attende la richiamata concordata.

Per molti studi è un guadagno percettibile. Qualcuno risponde, e una persona all’altro capo trasmette gentilezza e affidabilità. Con un segretariato telefonico chi chiama ottiene una voce vera, capace di fare domande e di ragionarci sopra. Questo è il punto di forza di questa soluzione.

Quando il telefono deve restare consapevolmente personale

Molti studi lavorano soprattutto con il telefono, perché il contatto personale fa parte della cura. Le pazienti e i pazienti conoscono la voce alla reception, fanno una breve domanda in più e si sentono presi sul serio. Questo deve restare.

Voxtra rileva quindi solo le chiamate che Lei gli affida. La Sua équipe può rispondere da sé come fino a ora, finché ha tempo. Quando tutti sono occupati, la linea è occupata, c’è la pausa pranzo o lo studio ha finito la giornata, Voxtra interviene tramite deviazione. Così il contatto personale si conserva, e diminuisce il rischio che un appuntamento vada perso perché il team in quel momento era occupato.

Le domande delicate e le conversazioni in cui la relazione conta più della velocità restano all’équipe. I casi di routine come prenotare, spostare o annullare un appuntamento Voxtra li gestisce subito; al bisogno viene preparata una richiamata o, su richiesta, una presa in carico personale.

Dove un servizio telefonico incontra i suoi limiti

Il conto si fa sentire con il volume. Un servizio telefonico fattura di solito al minuto o a chiamata, quindi i costi aumentano con ogni conversazione in più. Una giornata piena pesa direttamente sul budget. Quanto costi un segretariato telefonico è difficile da stimare in anticipo.

Anche la raggiungibilità ha limiti. Pochissimi servizi sono raggiungibili tutta la settimana e tutta la notte, e proprio allora chiamano molte pazienti e molti pazienti: dopo l’orario di lavoro.

Il punto più importante: i collaboratori lavorano fuori dal Suo calendario. Annotano la richiesta, l’appuntamento nasce più tardi. Lavorano con script generali per molti clienti contemporaneamente, invece che con i Suoi trattamenti e i Suoi orari di apertura. Alla fine chi chiama spiega la sua richiesta due volte: una volta al servizio telefonico e più tardi un’altra volta al Suo studio.

Cosa fa diversamente un assistente telefonico IA

Voxtra accetta le chiamate che vengono deviate a Voxtra: di giorno come troppo pieno, la sera o nel weekend. L’assistente può condurre più conversazioni contemporaneamente ed è sempre libero.

La differenza decisiva è la prenotazione diretta. Voxtra registra gli appuntamenti subito nel Suo sistema, li sposta e li annulla, e la richiamata diventa superflua. Funziona con OneDoc e ePhysio. Chi chiama ha l’appuntamento alla fine della conversazione. Così funziona la prenotazione automatizzata degli appuntamenti per il telefono dello studio.

Invece di una tariffa variabile al minuto paga un prezzo mensile fisso, indipendentemente dal volume di chiamate. Voxtra capisce anche il dialetto svizzero tedesco e si adatta alla persona che chiama. Su richiesta dello studio, dopo la prenotazione parte una conferma via SMS, con un link personale tramite cui le pazienti e i pazienti gestiscono da soli il loro appuntamento.

Quando oggi gli appuntamenti si danno soltanto telefonicamente

Alcuni studi lavorano con telefono e calendario e hanno nel team persone che preferiscono curare piuttosto che occuparsi di software. Questo va benissimo. Voxtra è pensata proprio per studi che dedicano il loro tempo ai pazienti.

Noi ci occupiamo della configurazione tecnica: deviazione in caso di mancata risposta o di linea occupata, collegamento a calendario o sistema di prenotazione, conferme via SMS e chiamate di prova. Se desidera inoltre un modo semplice di prenotare per il sito web, lo allestiamo insieme. Le interfacce le configuriamo noi, e la Sua équipe resta nel sistema abituale finché le prime chiamate vengono risposte.

Nella quotidianità lo studio riceve le informazioni decisive là dove lavora: chi ha prenotato, quando ha luogo l’appuntamento, per quale trattamento e quali dati di contatto sono memorizzati. Così il passo successivo è chiaro, e le note passano da sole nel sistema.

Costi a confronto

Un servizio telefonico fattura di solito in modo variabile, al minuto o a chiamata. È difficile da pianificare: un mese tranquillo è economico, un mese con molte chiamate diventa caro, e i mesi più intensi colpiscono il Suo budget più duramente.

Voxtra costa un importo fisso, da CHF 299 al mese, a prescindere da quanto spesso suoni il telefono. È incluso un test gratuito di 30 giorni con le Sue chiamate reali, la disdetta è possibile mensilmente. Cosa sia compreso nel prezzo e quali pacchetti esistano lo legge alla pagina Costi e prezzi.

Quando una persona resta comunque sensata

Solo alcune conversazioni spettano a una macchina. Per richieste delicate o complesse una persona è il riferimento migliore, e un buon segretariato telefonico può in questo mostrare molto tatto.

Anche per questo Voxtra è preparata. Dove serve una persona, l’assistente può, su richiesta, passare la chiamata, secondo le Sue regole, a una persona del Suo studio. Così la prenotazione semplice degli appuntamenti resta automatica, e i casi difficili finiscono là dove appartengono.

Software swiss-made di Zurigo

Voxtra è un prodotto svizzero a sé stante: lo stack software è sviluppato, gestito e mantenuto dalla Voxtra GmbH a Zurigo. Per gli studi svizzeri ciò significa vicinanza, un interlocutore locale e una protezione dei dati secondo le aspettative svizzere.

I dati sensibili delle chiamate e degli appuntamenti sono trattati in modo confidenziale e servono soltanto ai servizi concordati con il vostro studio. La legge svizzera sulla protezione dei dati rivista (nLPD) è quindi parte del prodotto.